Chatbots verwalten¶
Diese Seite zeigt, wie Sie Chatbots Ihres Mandanten anlegen, konfigurieren, prüfen und außer Betrieb nehmen. Die Wissensbasis pflegen Sie separat — siehe Dokumente.
Chatbot-Konzept in kora¶
Ein Chatbot in kora ist eine in sich geschlossene Konfiguration mit:
- einem Anzeige-Namen für Ihre Endnutzer
- einem Slug als technischer Bezeichner (z. B. in URLs)
- einem Template als Verhaltens-Grundlage (Tone, Antwort-Stil)
- einer eigenen Wissensbasis (oder geteilt mit anderen Chatbots Ihres Mandanten)
- einer Sprache (Deutsch oder Englisch als primäre Antwort- Sprache)
- einer eindeutigen Vektor-Sammlung für die Suche
Ein Mandant kann mehrere Chatbots haben — sinnvoll z. B. wenn Sie unterschiedliche Wissens-Domänen oder Zielgruppen abdecken.
Chatbot-Liste¶
Über das Hauptmenü erreichen Sie Chatbots und sehen dort:
- alle Chatbots Ihres Mandanten, die nicht deaktiviert sind
- eine Such-Leiste zum Filtern nach Anzeige-Name oder Slug
- den Button „+ Neuer Chatbot" rechts oben für den Wizard
- pro Chatbot Anzeige-Name, Slug, Sprache und Status
Ein Klick auf einen Listen-Eintrag öffnet die Detail-Seite mit den Wissensquellen-Aktionen.
Neuen Chatbot anlegen¶
Der Anlage-Wizard führt in drei Schritten zum fertigen Chatbot.
Schritt 1 — Template wählen¶
Sie wählen aus den verfügbaren Templates die passende Verhaltens- Vorlage. Templates definieren System-Prompt, Empfehlungs-Buttons und Sprach-Voreinstellung. Sie können später keine andere Vorlage nachträglich zuweisen — die Wahl im ersten Schritt bleibt fest.
Schritt 2 — Stammdaten¶
Sie geben die folgenden Felder ein:
- Slug (Pflicht) — Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestrich,
2–64 Zeichen, keine führenden oder abschließenden Bindestriche.
Beispiel:
faq-rezeption. Der Slug muss innerhalb Ihres Mandanten eindeutig sein - Anzeige-Name (Pflicht) — Klartext für Ihre Endnutzer, z. B. „FAQ-Bot Rezeption"
- Beschreibung (optional) — Notiz für Sie selbst und andere Administratoren; nicht sichtbar im Widget
- Sprache — Deutsch oder Englisch; voreingestellt aus dem Template, hier noch änderbar
- Geteilte Wissensbasis (optional) — wenn Ihre Lizenz das zulässt, kann der Chatbot auf eine mandantenweite gemeinsame Wissensbasis zugreifen statt auf eine eigene
Schritt 3 — Review¶
Sie sehen alle Eingaben noch einmal in der Übersicht. Mit „Chatbot anlegen" wird er erstellt; Sie landen direkt auf der neuen Detail-Seite. Im Hintergrund legt kora die zugehörige Vektor-Sammlung an.
Chatbot konfigurieren¶
Über „Bearbeiten" auf der Detail-Seite öffnen Sie das Konfigurations-Formular. Änderbar sind unter anderem:
- Anzeige-Name und Beschreibung
- Sprache
- Status (aktiv / inaktiv)
- Template-spezifische Felder, falls das Template das vorsieht
Der Slug bleibt nach der Anlage fest, weil er Teil von URLs und Audit-Verweisen ist. Wenn Sie einen anderen Slug brauchen, legen Sie einen neuen Chatbot an und übertragen die Inhalte.
Wenn das Template, auf dem der Chatbot basiert, nach der Anlage eine neue Version erhält, weist kora Sie auf der Detail-Seite durch ein Banner darauf hin. Sie können die Aktualisierung gezielt übernehmen — Ihre individuellen Anpassungen bleiben erhalten, wo sie sich nicht überschneiden.
Chatbot prüfen¶
Vor dem Live-Schalten eines neuen Chatbots empfehlen wir:
- Test-Anfragen stellen — entweder über das Demo-Widget Ihrer Instanz oder über die Chatbot-Detail-Seite, sobald die Wissensbasis befüllt ist
- Quellen-Verweise prüfen — antwortet der Chatbot mit passenden Dokumenten, oder greift er auf falsche Stellen zu?
- Sprach-Verhalten testen — fragt mal auf Deutsch, mal auf Englisch und vergleicht
- Edge-Cases — Fragen außerhalb der Wissensbasis sollten ehrlich beantwortet werden („dazu finde ich nichts"), nicht geraten
Was der Chatbot grundsätzlich kann und nicht kann, finden Endnutzer in der Grenzen-Seite — dieser Text ist auch für Sie als Admin hilfreich, weil er die Erwartungen Ihrer Endnutzer einordnet.
Chatbot deaktivieren¶
Über die API lässt sich ein Chatbot soft-deaktivieren — der Datensatz bleibt erhalten, ist aber nicht mehr aktiv. Im aktuellen Tenant-UI ist diese Aktion noch nicht als direkter Button abgebildet; wenn Sie einen Chatbot dauerhaft außer Betrieb nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an den Support Ihres Anbieters.
Soft-Deaktivieren bedeutet:
- der Chatbot taucht nicht mehr in Ihrer aktiven Liste auf
- bestehende Endnutzer-URLs auf das Widget reagieren nicht mehr
- die historischen Daten (Sessions, Feedback, Audit) bleiben für Nachvollziehbarkeit erhalten
Eine vollständige Löschung (mit Entfernen der Dokumente und Vektor-Sammlung) ist ein eigener Prozess; kontaktieren Sie dafür Ihren Anbieter, damit DSGVO-Konformität und Audit-Spur korrekt abgewickelt werden.
Mengen-Grenzen¶
Wie viele Chatbots Sie pro Mandant anlegen dürfen, hängt von Ihrem Vertrag mit dem Anbieter ab. kora prüft die konfigurierte Höchstzahl beim Anlegen und meldet den Konflikt mit einer aussagekräftigen Fehler-Meldung.
Häufige Fragen¶
Mehrere Chatbots — wie viele machen Sinn?
Faustregel: ein Chatbot pro klar abgrenzbarer Domäne (z. B. „Rezeption" vs. „Wellness" vs. „IT-Support"). Mehr als fünf bis sieben Chatbots werden für Endnutzer oft unübersichtlich; in dem Fall lohnt sich eher ein gut konfigurierter Chatbot mit breiterer Wissensbasis.
Kann ich Chatbots zwischen Mandanten teilen?
Nein — Chatbots sind strikt mandantengebunden. Geteilte Wissens- Basen funktionieren nur innerhalb des gleichen Mandanten.
Was passiert mit alten Chats, wenn ich einen Chatbot deaktiviere?
Die Chat-Sessions bleiben im Audit-Log erhalten und sind weiterhin nachvollziehbar. Endnutzer können aber keine neuen Sitzungen starten.